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Urlaubscheckliste für Handwerker

Handwerker Blog Jul 23, 2018

Urlaubscheckliste für Handwerker


Urlaubszeit ist die schönste Zeit des Jahres. Jedoch soll auch die Zeit vor und nach Ihrem Urlaub möglichst stressfrei ablaufen. Um mögliche Reibungspunkte zu vermeiden macht es für Handwerksbetriebe Sinn sich vor Beginn der Abwesenheit genau Gedanken zum Ablauf und Vertretungen zu machen. Die wichtigsten Punkte zur Urlaubscheckliste für Handwerksbetriebe finden Sie hier:

✅ Der Urlaub wurde frühzeitig im Betrieb kommuniziert

✅ Die Erreichbarkeit während des Urlaubs ist geklärt

✅ Anrufbeantworter wurde umgestellt

✅ Aufsteller in den Geschäftsräumen

✅ Kunden & Geschäftspartner wurden informiert

✅ Vertretungen wurden intern & extern geklärt

✅ Abwesenheitsnotiz im Email Programm eingerichtet

✅ Häufige Probleme & Lösungen aufgelistet

✅ Alles wichtige wurde frühzeitig geklärt

✅ Regelung zur eingehenden Post

✅ Webseite, Google Profil & Facebookseite anpassen

✅ Werbemaßnahmen pausieren

✅ Puffertag nach dem Urlaub einplanen

✅ Nach dem Urlaub alles zurücksetzen

Der Urlaub wurde mit Ihren Mitarbeitern frühzeitig abgeklärt


Achten Sie darauf dass ihre Mitarbeiter frühzeitig über ihren Urlaub zu informieren. Hierfür eignet sich auch die Nutzung eines Urlaubskalenders, der am besten auch online eingesehen werden kann. Sie sollten einige Wochen vor Ihrem Urlaub erneut auf Ihre Abwesenheit hinweisen, um aufkommende Fragen frühzeitig klären zu können. Planen Sie auch ein Abschluss bzw. Übergabemeeting kurz vor Beginn Ihres Urlaubs ein, um die Möglichkeit zu geben letzte Fragen oder Unklarheiten zu beseitigen.

Erreichbarkeit während des Urlaubs


Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern ab, zu welchen Themen und Ereignissen Sie auch während Ihres Urlaubs informiert werden wollen und wie man Sie am besten erreicht. Sie können auch bestimmte Zeiten angeben, an denen Sie vornehmlich erreichbar sind, wie zum Beispiel 16:00 - 18:00.

Anrufbeantworter_handwerkAnrufbeantworter einstellen


Denken Sie auch daran, Ihren Anrufbeantworter umzustellen, indem Sie auf Ihren Urlaub hinweisen und gegebenenfalls eine Vertretung benennen. Auch wann genau der Anrufbeantworter startet, sollte gegebenenfalls verändert werden. Teilweise werden auch Anrufe (zu bestimmten Nummern) an eine Vertretung umgeleitet um trotz des Urlaubs eine Erreichbarkeit garantieren zu können.

Aufsteller in Ausstellung / Geschäftsräumen


Sollten Ihre Kunden Ihre Geschäftsräume oder Ihre Ausstellung besuchen ist es empfehlenswert einen Hinweis in Form eines Aushangs oder Aufstellers zu platzieren. So informieren Sie Ihre Kunden direkt beim Besuch Ihrer Geschäftsräume.

Email_weiterleitung_handwerk


Kunden & Geschäftspartner per Mail informieren


Eine weitere Möglichkeit ist es, Kunden und Geschäftspartner bereits vorab über den geplanten Urlaub zu informieren und auf mögliche Vertretungsregelungen oder Verzögerungen hinzuweisen. Alternativ können Sie auch Informationen zu Ihrer Abwesenheit in Ihrer Emailsignatur anzeigen.

Beispiel:

Liebe Kunden und Geschäftspartner,

wir sind ab dem 01.07. - 14.07. im Urlaub. In dieser Zeit können wir Ihre Anfragen nicht bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an: [email protected] oder 12345 / 98765

Ab dem 15.07 sind wie dann wie gewohnt für Sie erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Beispielteam

Vertretung abklären (intern / extern)


Klären Sie im Betrieb alle Regelungen und Aufgaben während Ihrer Abwesenheit ab, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist aber auch wann Sie über bestimmte Vorgänge informiert werden wollen. Auch externe Vertretungen, wenn zum Beispiel ein befreundeter Betrieb in Notfällen während der Urlaubszeit einspringt, müssen vorher abgeklärt werden.

Abwesenheitsnachricht Email / Weiterleitung


Stellen Sie in Ihrem Email Programm eine Abwesenheitsnotiz ein, damit Ihre Kunden über eine verzögerte Antwort informiert werden. Alternativ können Sie Ihre Email an einen Kollegen zur Bearbeitung weiterleiten. Ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz, die beide Punkte aufgreift finden Sie hier:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich bin jedoch in der Zeit vom 01.07. - 14.07. im Urlaub.
In dieser Zeit können keine Email beantwortet werden.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an: [email protected]

Mit freundlichen Grüßen
Beispiel“

Häufige Probleme auflisten


Machen Sie eine Liste für Ihre Mitarbeiter mit häufigen Problemen die auftreten können und wie sie gelöst werden können. Hier können Sie auch kritische Probleme oder Themen auflisten zu der Sie lieber direkt selber informiert werden wollen. Diese Liste kann ständig erweitert und Ihren Mitarbeitern während Ihrer Abwesenheit zur wichtigen Stütze werden.

Urlaubsregelung_handwerk

Alles wichtige vor dem Urlaub erledigt (Rechnungen, Zahlungen etc.)


Haben Sie alles wichtige vor Ihre Urlaub geklärt ? Sind wichtige Rechnungen geschrieben und bezahlt? Prüfen Sie frühzeitig, was noch vor Ihrem Urlaub erledigt werden muss und was warten kann. Desto früher Sie hiermit anfangen, desto weniger Arbeit und Stress haben Sie an den Tagen vor Ihrem Urlaub. Neue Aufgaben sollten dann direkt an Ihre Vertretung abgegeben werden oder erst nach Ihrem Urlaub eingeplant werden.

Eingehende Post


Urlaub_im_handwerkStellen Sie sicher, dass eingehende Post gesammelt und gegebenenfalls auch bearbeitet wird (bei z.B. Mahnungen). Hierzu muss natürlich Zugang zum Briefkasten bestehen, sowie eine Vollmacht ausgesprochen werden. Ein Beispiel für eine Vollmacht könnte so aussehen:

Hiermit bevollmächtige ich, VORNAME NACHNAME, als Vollmachtgeber den Vollmachtnehmer:

NACHNAME, VORNAME

ANSCHRIFT, ORT

für den Zeitraum von 01.07.18 bis 14.07.18 an mich gerichtete gewöhnliche Postsendungen entgegenzunehmen oder bei der zustandigen Poststelle in Empfang zu nehmen. Der Bevollmächtigte ist auch befugt Sondersendungen und „eigenhändig“ auszuliefernde Sendungen entgegen zu nehmen und den Empfang dieser zu quittieren.

ORT, DATUM

UNTERSCHRIFT

Im Internet


Auch auf Ihrer Webseite sollten Sie die Besucher über Ihre Abwesenheit bzw. mögliche Vertreterregelungen informieren. Das gleiche gilt für Ihr Google Profil, da Ihre Öffnungszeiten direkt in den Suchergebnissen zu der Suche nach Ihrem Firmennamen angezeigt werden. Auch auf Ihrer Facebook Seite sollten Sie Ihren Urlaub ankündigen und mögliche Öffnungszeiten und Erreichbarkeiten ändern.

Werbemaßnahmen während der Urlaubszeit


Wenn Sie Werbemaßnahmen wie Online Werbung oder Zeitungsanzeigen durchführen, sollten Sie darüber nachdenken ob es Sinn mach diese in der Zeit Ihres Urlaubs zu pausieren. Alternativ sollten Sie sicherstellen, dass eingehende Anfragen durch Ihre Vertretung rasch kontaktiert und beraten werden.

Puffertag einplanen


Reservieren Sie einen oder mehrere Tage nach Ihrem Urlaub um eingegangene Emails, Anrufe und sonstige Anfragen abzuarbeiten. Diesen Tag sollten Sie direkt in Ihre Abwesenheitsnotiz etc. mit einplanen. So bleibt die Entspannung noch etwas erhalten und wird nicht direkt am ersten Tag direkt wieder vom stressigen Arbeitsalltag abgelöst.

Urlaubsplanung_handwerker

Nach dem Urlaub alles wieder zurücksetzen


Nach Ihrem Urlaub sollten Sie alle Weiterleitungen und Hinweise auf Ihren Urlaub wieder entfernen. Sehr hilfreich ist eine Liste, die Sie vor Ihrem Urlaub anlegen. Hier notiert man alle Hinweise, Weiterleitungen und sonstige Veränderungen bezüglich Ihres Urlaubs und kann so nach Ihrem Urlaub einfach alle Punkte abarbeiten.

Bei Fragen oder weiteren Ideen zur Urlaubscheckliste helfen wir gerne weiter. Weitere spannende Artikel zur Digitalisierung im Handwerk finden Sie in unserem Blog für Handwerker. Gerne können Sie auch unseren Newsletter abonnieren oder uns bei Facebook folgen. Wir wünschen Ihren einen erholsamen und stressfreien Urlaub.